Описание автоматизации складского учета аптечного предприятия
программным продуктом «ФармКапитан».

 

Программный продукт «ФармКапитан» (далее ФармКапитан) разрабатывается на платформе 1С Предприятие 8.3.

Данная разработка вобрала в себя все лучшее и необходимое из существующих на рынке программ для автоматизации аптек, таких как: еФарма-1С, еФарма-2, М-Аптека, Граф Бестужев, Аналит аптека, Юнико, БЭСТ-5 и других. При разработке используется более чем 14-ти летний опыт использования (доработка и сопровождение) перечисленных программ.

Конфигурация ФармКапитан написана с нуля, поэтому она не перегружена лишними справочниками/документами/функционалом. Программа изначально "заточена" под аптечный бизнес и партионный учет. За счет этого она удобнее для пользователя, быстрее работает, ее легче дорабатывать под свои требования.

ФармКапитан является лицензионным программным продуктом. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ №2011610913 от 20.01.2011. При продаже покупателю предоставляется программа с частично закрытым исходным кодом: закрыты модули объектов, но все модули форм и отчетов открыты и доступны для самостоятельного изменения.

Начало внедрения ФармКапитана в промышленную эксплуатацию – август 2010 года.

На сегодняшний день программа установлена уже в более чем 1000 аптеках России – в Кемеровской, Новосибирской, Томской, Свердловской областях, в Алтайском крае и республике Алтай, в Хакасии, в Норильске, в Санкт-Петербурге.

Самая крупная сеть - аптеки Эдельвейс, около 150 аптек, далее Мир медицины (50 аптек), Ваш доктор (60 аптек), Элифант (30 аптек) и более мелкие сети.

 

Главные плюсы и преимущества программы:

1. Независимость клиента от разработчика – все модули форм, макеты и большинство глобальных модулей являются открытыми, закрытыми являются модули объектов и некоторые общие модули. Основные модули программы можно заменить внешними обработками. На это преимущество обращают внимание все наши крупные клиенты, это для них в приоритете.
2. Гибкость и многообразие настроек – Конфигурация сделана максимально настраиваемой, в ней не "зашито" ни одного отчета, печатной формы, настроек импорта и экспорта данных, формул ценообразования, правил дисконта или какого-нибудь коэффициента. Все настраивается через специальные формы или внешними обработками и отчетами.  У нас нет различных конфигурация под конкретных клиентов, любые доработки делаются так, чтобы не навредить единой для всех конфигурации.
3. Информативность одновременно с удобством и понятностью – каждый пользователь под себя настраивает какую информацию и как отображать в таблицах, цвета и размеры шрифтов важной информации. Отчеты и дополнительные обработки привязываются к нужным формам программы, чтобы было максимально быстро и удобно их вызвать. Многие функции программы можно вызвать двумя и более разными способами. Многие клиенты уходят от наших конкурентов именно из-за удобства работы в программе и быстрой обучаемости новых сотрудников.
4. Масштабируемость – неограниченное количество рабочих мест, любое количество юридических лиц, аптек и отделов в каждой аптеке, аптеки в разных регионах страны и с разным налогообложением, возможность настройки видимости данных между аптеками.
5. Цельность – весь функционал в одной конфигурации (кассир, заведующий, руководитель, сводный прайс-лист поставщиков, отчетность).
6. Современность – программа совершенствуется и активно развивается. Большой вклад в развитие вносят пожелания наших клиентов, анализ требований рынка и наши собственные идеи. Сопровождение программы в 99 процентах случаев происходит удаленно через интернет, есть система учета заявок и небольшая интеграция с ней.

 

Плюсы платформы:

1. Независимость от операционной системы. На компьютере может быть установлена любая Windows от Windows 2000 до Windows 10, или Linux подобная ОС.
2. Стоимость при лицензировании программного обеспечения намного меньше, чем у 1С Предприятие 7.7, особенно при использовании операционной системы на базе Linux.
3. Быстродействие и стабильность. Данная платформа работает намного быстрее и надежнее, чем 1С Предприятие 7.7. Для работы с крупными базами, например, для центральной базы аптечной сети, можно использовать SQL сервера, причем их выбор очень большой – от бесплатных «легких», до супердорогих и мощных.
4. Поддержка платформы. В настоящее время поддержка и доработка 1С Предприятия 7.7 прекращена, а 1С Предприятие 8 постоянно развивается.
5. Поддержка программ на базе 1С Предприятие 8. В любом регионе России можно без проблем найти программистов со знанием этой платформы, и они смогут заниматься сопровождением и доработкой программ, написанных на 1С Предприятие 8.

 

Краткое описание функциональности ФармКапитана:

1. 1.    Справочник товаров.

• При установке программы возможно первоначальное заполнение справочника товаров. Вы получаете более 70000 неповторяющихся позиций в справочнике. Товары разделены на группы, по многим заведены штрих-кода, описания, действующее вещество, аналоги, связки с номенклатурой поставщика.
• Товар может находиться в разных группах, что позволяет создавать любые группы для отчетности, анализа, ценообразования или дисконтных программ. К примеру, поставляемый справочник уже разбит на группы по заболеваниям.
• В программе используется своя уникальная библиотека сравнения наименований товаров и изготовителей. Есть справочник слов заменителей, исключений, окончаний. За счет этого поиски по товару работают на порядок лучше, чем в конкурентных программах, программа может самостоятельно находить правильные соответствия товаров в 70% случаев.
• Для контроля за справочником товаров предусмотрен механизм поиска дублей и их последующая свёртка в справочнике и истории документов. Можно сворачивать карточки товаров и изготовителей.
• Сделан механизм поиска и последующего сопоставления не сопоставленных товаров в приходных, заказах, прайс-листах.
• просмотр базы РЛС по нужному товару из АРМ кассира или из прайс-листа на любом компьютере с доступом к интернету

 

1. 2.    Механизм условий.

• В конфигурации реализован очень мощный механизм задания условий с использованием очень большого количества параметров.
• В качестве проверяемого параметра можно задать свой скрипт (код программы на языке 1С), что позволяет реализовать не просто сравнение параметра с другим значением, а выполнить сложные расчеты и алгоритмы.
• В будущем количество параметров будет только добавляться.
• Эти условия применяются в ценообразовании, дисконтной системе, расчете дефектуры, фильтрации данных для прайса и отчетов, раскраске интерфейса.
• Их очень легко применять в своих внешних отчетах и обработках.
• Применение этих условий обеспечивает очень большую гибкость в работе программы, и в тоже время их очень просто настраивать.

 

1. 3.    УРИБ – обмен между аптеками.

• Для каждого узла (конечной точки) периферийной базы существует основная аптека. В ней есть документы по всем подчиненным узлам.
• Также для каждого узла можно задать дополнительно список аптек, чьи документы также будут ему доступны.
• Таким образом легко сделать группу аптек с выделенным центром (по регионам к примеру), из которого можно делать документы/отчеты по любой аптеке. А можно настроить группу равноправных аптек (по району с одной заведующей) без выделенного центра, и в каждой из аптек работать с документами/отчетами другой аптеки из группы.
• Даже не собирая аптеки в группы по каждой аптеке можно настроить чьи остатки она будет видеть (на кассе, в своднике, у заведующей) и в какие аптеки сети она сможет перемещать товары, и из каких аптек заказывать перемещение товаров себе.
• Для любого узла можно настроить его копию. Все копии будут равноправны с узлом и можно работать в любой из них, при этом изменения будут доступны во всех копиях узла. Обмены частично могут быть настроены с учетом типов документов, чтобы не передавать в аптеки лишнюю информацию
• Для любой базы можно создать сколько угодно копий. Копия будет 100% работоспособной, можно работать как в копиях, так и в оригинале одновременно.
• Аптеки могут заниматься только продажей товара, а все остальные операции можно делать в главном и региональных центрах. В центре видны все документы всех аптек.

 

1. 4.    Модуль «Закрытие периода» – запрет изменения старых документов.

• Закрыть период можно по юридическому лицу, по фирме или по отделу.
• В закрытом периоде невозможно изменение документов даже администратором.
• Закрытый период можно временно закрыть, но программа будет фиксировать кто и когда изменил документы в этом периоде.

 

1. 5.    Модули «Приход» и «Гибкая наценка».

• Оприходование товара вручную и по электронным накладным.
• Формат электронных накладных настраивается через интерфейс программы, что позволяет с легкостью подключать нового поставщика с его форматом. Для очень сложных форматов можно через интерфейс программы написать свой скрипт для обработки этого формата.
• В момент прихода товара ценообразование происходит автоматически, согласно настройкам. В тоже время пользователь может поменять сформированную цену и поставить свою наценку/цену, используя историю предыдущих цен на этот товар или собственные расчеты. Программа запоминает как изменил цену пользователь – можно применять при мотивации.
• Автоматически применяемое ценообразование настраивается через интерфейс программы и может зависеть от выполнения заданных условий. Можно задавать фиксированные цены товара. Можно задавать коридор изменения цены пользователем. Формула расчета наценки можно создавать через интерфейс программы, есть примеры формул для расчета от цены поставщика, от цены изготовителя, от предыдущих цен на товар. Также, в зависимости от параметров, настраивается округление цен.
• Возможно использование внутреннего штрихкодирования. Позволяет избежать пересортицы и ускорить процесс розничной продажи товара.
• Возможна настройка автоматического получения и загрузки электронных накладных при условии, что все товары из накладной сопоставлены. Сопоставлять товары можно заранее, еще до формирования заказа поставщику, или после отправки заказа.

 

1. 6.    Модуль «Фальсификаты». Поверка забракованных серий товаров.

• Обновление данных можно делать из интернета, либо получать их из местного центра контроля качества. Формат загрузки обновлений настраивается через интерфейс программы.
• Проверка на забракованные серии происходит в момент оприходования товара.
• Также возможна проверка текущих товарных остатков.

 

1. 7.    Модуль «Взаиморасчеты».

• Позволяет вести учет взаиморасчетов с поставщиками и оптовыми покупателями.
• Оплаты вводятся кассовыми ордерами и банковскими выписками.
• Доступны такие отчеты как: график платежей, реестр долгов, акт сверки.

 

1. 8.    Модуль «Инвентаризация».

• Может быть полной или частичной, с привязкой к местам хранения товаров и без.
• Можно проводить с распечаткой описных листов, а можно и без.
• Можно проводить с точностью до цены продажи (быстрый способ), а можно и с точностью до партии поступления (цена, серия, срок, поставщик, НДС и прочее).
• При использовании терминалов сбора данных можно проводить инвентаризацию без закрытия аптеки.

 

1. 9.    Модуль «Дисконт». Система скидок.

• Простые скидки. Кассир сам выбирает скидку из списка.
• Общие дисконтные карты со штрих-кодом.
• Персональные дисконтные карты со штрих-кодом. Процент скидки может быть фиксированным или зависеть от суммы накопления и прочих условий.
• Настраиваемое ограничение скидки.
• Гибкость в настройках любого типа дисконта. Из большого количества параметров можно настроить свои условия для определения процента наценки, ограничения наценки.
• Фиксированные скидки и цены продаж для реализации проводимых акций.
• Скидки от производителей. Товарные и предоплатные скидки. Автоматические скидки.
• Скидки фиксированной суммой.
• Скидки за продажу набора товаров.
• Скидки типа 2+1.
• Для сложных скидок можно задать свой скрипт расчета скидки, что позволяет реализовать любой вариант расчета скидки.

 

10. Модуль «АРМ кассира». Розничные продажи.

• Продажа не только товаров, но и услуг.
• Подбор товара в чек: по заводскому штрих-коду, внутреннему штрих-коду, цене, наименованию, действующему веществу, по заболеваниям. Поиск среди синонимов и заменителей.
• Деление товара на кассе. Возможно ограничение в зависимости от текущего сотрудника.
• Сопутствующие продажи. При добавлении товара в чек программа предлагает продать сопутствующие товары, показывает подсказки кассиру для общения с покупателями, фиксирует факт или отказ продажи сопутствующих товаров.
• Персонализация чеков. У каждого чека может быть свой автор (кто продал).
• Наличная и безналичная оплата. Оплата накопленными бонусами по дисконтной системе. Оплата по предоплате, подарочными сертификатами. Смешанная оплата – одновременная оплата покупки несколькими способами.
• Копия чека, как на кассовом аппарате, так и на обычном принтере
• Отложенные чеки.
• Работа сразу на нескольких кассовых рабочих местах с контролем добавляемых товаров в чеки, если товар добавлен в чек на 1ой кассе, то остальные кассы уже считают, что этого товара нет на остатке.
• Возврат чека за любой день, а не только за текущую смену.
• Просмотр остатков других аптек в сети. Настраиваемый доступ.
• Неудовлетворенный спрос – фиксация спрашиваемого товара, заказ товара.
• Работа со сводным прайсом.
• Дисплеи покупателя и интегрированные банковские терминалы.
• Контроль за неликвидными товарами.
• Журнал фасовочных работ.
• Работа с врачами – учет продаж по направлениям от врачей, скидки в зависимости от врача.
• Мотивация продаж – при выполнении заданных условий (товар из группы, по виду или набор товаров – настраивается через систему условий) сотрудник получает определенный бонус за каждую продажу. Сотрудник видит по какому товару какой бонус он может получить и заинтересован в продаже товаров с большим бонусом. Сотрудник видит свои накопления с начала месяца, за текущий день и по текущему чеку, может посмотреть расшифровку накоплений за любой период.

 

11. Модуль «Заказ товара». Нормы остатков, дефектура и сводный прайс-лист.

• Нормы остатков – минимальная, максимальная фиксированная и динамическая.
• Нормы остатка могут быть заданы с точностью до изготовителя или до товара.
• Есть справочник ассортиментных планов, которые объединяют заданные нормы. В АП настраивается для каких аптек и в какой период применяются нормы этого АП. Для каждой аптеки может быть одновременно несколько активных АП.
• Расчет и изменение норм возможно через отчет или вручную в карточке товара.

 

• Расчет дефектуры может быть на основании анализа продаж, на основании норм или смешанный.
• При формировании дефектуры в центре (главном или региональном) можно рассчитать дефектуру по остаткам одной аптеки на основе анализа продаж списка аптек и норм остатков другой аптеки.
• Возможно отследить заказные и неликвидные товары, примерные потери от отсутствия товара на складе.
• Сформированную дефектуру можно поправить вручную, распределить по остаткам сети аптек автоматически по условиям или вручную. Возможно автоматическое распределение заказа по сводному прайс-листу по минимальным ценам.
• Аптека может сохранить дефектуру, а центр продолжить с ней работать.

 

• Графики и параметры формирования дефектур аптеками.
• Графики приема заказов поставщиками.
• Список не заказываемых товаров.
• Настройки заказа товаров по поставщикам, у кого что заказывать.
• Приоритеты и отклонения цен среди поставщиков.
• Анализ предыдущих цен сводного прайс-листа.

 

• Сводный прайс-лист включает в себя любое количество поставщиков. Возможно отслеживание изменения цены поставщика.
• Можно заказывать товар и у поставщиков, и в других аптеках сети.
• Возможна работа с несколькими заявками по очереди или с нескольких компьютеров.
• Есть контроль за наименьшей ценой заказа, кратностью количества.
• Стоп-лист – список ожидаемых товаров с возможностью контроля.
• Сформированную заявку можно отправить поставщикам, а можно и в архив с последующей обработкой и контролем в центре.

 

12. Модуль «Права доступа»

• Очень мощная и гибкая система прав доступа. Права доступа не «зашиты» в конфигурацию и настраиваются через интерфейс программы.
• Можно настраивать права как группам пользователей, так и конкретным пользователям.
• Возможно использовать систему прав доступа для разграничения прав доступа в собственных внешних отчетах и обработках, все делается без изменения конфигурации через интерфейс программы.

 

13. Контроль.

• Все действия в программе персонифицированы. Можно определить кто, когда и «что» изменял в программе.
• Модуль контроля позволяет настроить отслеживание изменений любого реквизита/строчки документа или справочника. Можно посмотреть кто и что изменил, а также данные до изменений.

 

14. Планирование.

• Суммовые планы по аптекам по среднему чеку, товарообороту, прибыли.
• Количественные планы по продажам аптеками конкретных товаров.
• Аптеки отслеживают выполнение своих планов в реальном времени, из АРМ кассира.

 

15. Отчетность.

• Все печатные формы и отчеты являются внешними и настраиваются специальной обработкой.
• По каждому отчету/форме настраивается в какой форме программы (в форме или списке документов/справочников/обработок) он будет показан, а также какой группе пользователей он будет доступен.
• Возможно автоматическое изменение файлов отчетов в периферийных базах при изменении в центральной базе.
• Есть несколько универсальных отчетов, с помощью которых можно создавать "свои отчеты" со своими условиями и данными.

 

16. Автоматизация процессов – запуск задач по расписанию через сторонние программы-планировщики.

• Можно настроить автоматический запуск таких задач как: приход и расценка товара, импорт прайс-листов, обновление цен реестра на ЖНВЛС, обновление базы забракованных серий, поиск неликвидных товаров, выгрузка остатков на справочные системы, обмен между аптеками.
• Также возможен запуск любой внешней обработки.

 

17. Прочие документы. Списание, переоценка, ввод остатков, излишки, недостача, возврат поставщику, счет на оплату, расходная.

 

18. Прочие возможности.

• Перемещения между аптеками по заявкам на перемещение, чтобы избежать расхождений из-за времени доставки товара.
• При перемещении между аптеками с разным ценообразованием возможна автоматическая переоценка товара.
• Акты переоценок и акты списаний можно настроить так, чтобы аптеки их могли делать только после согласования с ответственными лицами.
• Акты переоценок и списаний возможно делать централизованно без опасений что товар уже продан аптекой, программа сама отследит такие ситуации.
• Кассовые документы и отчеты.
• Обмен с бухгалтерией.
• Места хранения.
• Просмотр остатков других аптек (настраивается).
• Контроль за ценами ЖНВЛС.
• Договорной учет по приходу и расходу товара.
• Персонифицированный учет расходования лекарств. Используется в больницах.
• Групповая переоценка товаров по заданным условиям.
• Льготный отпуск товара с занесением данных из рецептов и последующим выставлением счетов на оплату.
• Для программистов и администраторов в конфигурацию включен очень мощный и гибкий набор инструментов, с помощью которого через интерфейс можно сделать/найти/исправить/протестировать очень много.

 

19. Центральный склад

• Учет товаров по местам хранения с анализом габаритов упаковок и коробок товара.
• Оптовое и розничное хранение.
• Листы набора, контроль приемки и сборки товара.
• Отпуск по заявкам от аптек и от оптовых покупателей.
• Формирование перемещений и электронных накладных.
• Инвентаризация отдельных мест хранения без остановки работ по остальным местам.